يوم الحضور: من المسح إلى إشعار ولي الأمر

ما الغرض منها

يمرّ يوم الحضور بعدة صفحات. يبدأ بالفترة في «إعدادات الغياب»: متى يبدأ اليوم، ومتى يُعدّ الطالب متأخرًا، وما الحالة التي يأخذها من لم تُسجَّل حالته، ومتى يُعتمد اليوم تلقائيًا. ثم تُسجَّل الحالات عند البوابة أو في التحضير اليومي، وتُراجع الأعذار والاستئذانات، ويُعتمد اليوم، ويُبلَّغ أولياء أمور الغائبين والمتأخرين.

خطوة بخطوة

1. في «إعدادات الغياب» أنشئ فترة لكل مدرسة (أو لمرحلة أو صفوف بعينها): بداية اليوم (07:00 افتراضيًا)، و«متأخر بعد» بالدقائق (15 افتراضيًا)، والحالة الافتراضية لمن لم تُسجَّل حالته (حاضر أو غائب)، وأيام الدوام، ووقت الاعتماد التلقائي إن أردته، وخيار إرسال الإشعار تلقائيًا عند الاعتماد.
2. صباحًا يمسح الطالب بطاقته عند البوابة («تسجيل حضور الطلاب» أو جهاز البوابة)، أو يُكتب رمزه أو رقم هويته، أو يُبحث باسمه.
3. في «تحضير الطلاب اليومي» تُكمَل الحالات فصلًا فصلًا: حاضر، غائب، غائب بعذر، متأخر، متأخر بعذر، أو حالة المدرسة الخاصة. يُحفظ كل سطر لحظة اختيار حالته.
4. تُراجَع الأعذار في «مراجعة الحضور والأعذار»: يُدخلها المكتب (حتى 60 يومًا) أو يطلبها ولي الأمر من بوابته (حتى 30 يومًا)، فتُقبل أو تُرفض. ويُسجَّل خروج الطالب أثناء اليوم في «الاستئذانات».
5. في آخر اليوم يُضغط «اعتماد اليوم» للفصل، أو يعتمده النظام تلقائيًا في الوقت المحدَّد في الفترة.
6. بعد الاعتماد يُضغط «إشعار أولياء الأمور»، أو يُرسل تلقائيًا إن فُعّل خياره في الفترة. ثم تُتابَع الأرقام في «لوحة شؤون الطلاب» و«التقارير».

كيف تعمل

يُحسب التأخر من بداية اليوم في الفترة: من وصل قبل انقضاء «متأخر بعد» حاضر، ومن وصل بعدها متأخر بعدد الدقائق من بداية اليوم. المسح الثاني للطالب في اليوم نفسه لا يغيّر شيئًا. وإذا سُجّل الطالب غائبًا بلا عذر ثم مُسح عند البوابة قبل اعتماد اليوم، صار متأخرًا (أو حاضرًا إن كان في الوقت)؛ أما اليوم المعتمد والغياب بعذر فلا يتغيّران. الاعتماد لا يُتراجع عنه: يأخذ كل من بقي بلا حالة الحالةَ الافتراضية للفترة، ويُقفل يوم الفصل لتلك الفترة، ولا يُحتسب الطالب في يوم قبل تاريخ تسجيله. والاعتماد التلقائي يجري خلال الساعة التي تلي وقته، في أيام الدراسة وضمن العام الدراسي فقط؛ فإن فات (كأن توقّف النظام تلك الساعة) بقي الفصل لمن يعتمده يدويًا. الإشعار للغائب بلا عذر والمتأخر بلا عذر وحدهم، ولا يُرسل إلا بعد الاعتماد: يصل كل ولي أمر «تصله الرسائل» وله رقم أساسي في رسالة واحدة تجمع أبناءه، ولا يصله الإشعار نفسه مرتين، ولا يُرسل عن يوم مستورد. يُرسل عبر واتساب بقالب معتمد إن كانت المجموعة مربوطة بواتساب، وإلا عبر الرسائل النصية إن كان لها حساب؛ فإن لم يكن هذا ولا ذاك سُجّل «تعذّر» وبقيت السجلات بلا إشعار ليُرسل لاحقًا. وما فشل لسبب قد يزول يُعاد إرساله تلقائيًا كل ربع ساعة، حتى أربع محاولات خلال يوم. وقبول العذر يطبّقه على كل سجلات مدته، حتى في الأيام المعتمدة، ولا يرسل رسالة؛ وإلغاؤه يعيد تلك الأيام غيابًا بلا عذر. والاستئذان يسجّل من استلم الطالب ولماذا، ولا يغيّر حالة حضوره. وأيام الدراسة هي أيام العام الدراسي عدا العطلة الأسبوعية للمجموعة (الجمعة والسبت افتراضيًا).

الصفحات في هذا المسار

1. إعدادات الغياب
2. تسجيل حضور الطلاب
3. تحضير الطلاب اليومي
4. مراجعة الحضور والأعذار
5. الاستئذانات
6. إرسال الرسائل
7. نماذج الرسائل
8. لوحة شؤون الطلاب
9. التقارير

أسئلة شائعة

لماذا لم يصل الإشعار لولي أمر؟

تحقّق أن اليوم معتمد، وأن الغياب بلا عذر، وأن لولي الأمر رقمًا أساسيًا و«تصله الرسائل» مفعّل في ملف الطالب. وفي «لوحة شؤون الطلاب» و«التقارير» سبب كل رسالة لم تصل.

اعتمدت اليوم خطأً، هل أتراجع؟

لا يُتراجع عن الاعتماد، ولا يُعدَّل اليوم المعتمد من التحضير. العذر المقبول يُطبَّق على الأيام المعتمدة، ومن أُعطي صلاحية «تعديل حضور معتمد» يصحّح اليوم بملف من «استيراد» في التحضير.

لماذا ظهر الطالب متأخرًا وقد وصل في الوقت؟

التأخر يُحسب من «بداية اليوم» و«متأخر بعد» في الفترة التي تخصّ صفّه؛ راجعهما في «إعدادات الغياب».

من يحضّر ومن يعتمد ومن يُشعِر؟

التحضير لمن يملك «تسجيل الحضور»، والاعتماد لمن يملك «اعتماد الحضور»، والإشعار لمن يملك «إشعار أولياء الأمور». في الأدوار الافتراضية يحضّر المعلم ولا يعتمد ولا يُشعِر، ويفعل الثلاثة مشرف المرحلة ومدير المدرسة.